Client & Contexte
DPC S.A
Le défi
Problème technique : Gestion documentaire entièrement papier ou dispersée, absence de système centralisé de classement, d’archivage numérique et de gestion des courriers.
Impact métier : Perte de documents, doublons fréquents, temps de recherche élevé, absence de traçabilité et confidentialité des documents sensibles non garantie.
Enjeux : Dématérialiser les flux documentaires, centraliser l’information, sécuriser les archives et améliorer la productivité des équipes.
Notre intervention
Étapes :
- Cadrage : analyse des circuits documentaires, contraintes métiers et exigences de confidentialité
- Conception et implémentation d’une plateforme GED centralisée
- Configuration des règles d’indexation, classement et enregistrement
- Mise en place de la gestion des droits d’accès par profil et service
- Intégration des mécanismes de traitement des courriers et de circulation documentaire
- Déploiement des outils d’analyse et de pilotage
Actions concrètes : Plateforme multiposte, multilingue, avec recherche multicritère, suivi des dossiers et traçabilité complète des opérations sensibles.
Méthodologie : Approche de bout en bout – de l’analyse des besoins à la livraison opérationnelle, avec standardisation des pratiques documentaires.
Résultats obtenus
Avant : Gestion documentaire manuelle, non centralisée – documents perdus, doublons, accès non contrôlés.
Après :
- 1 plateforme unique centralisant GED, archivage et gestion des courriers
- Jusqu’à -70 % du temps de recherche et récupération de documents
- Jusqu’à -60 % de doublons et erreurs de classement
- 100 % de traçabilité sur les opérations sensibles
Impact business : Transformation digitale de la gestion documentaire, productivité accrue, confidentialité renforcée et gouvernance documentaire professionnalisée.